Kodeks Cywilny przewiduje szereg form dokonywania czynności prawnych. Od 8 września 2016 r. pojawiła się również nowa forma, nieznana dotąd ustawie cywilnej, a to forma dokumentowa. W niniejszym artykule postaram się pokrótce omówić tę problematykę.

Dotychczas Kodeks Cywilny znał następujące formy dokonywania czynności prawnych: ustna, dorozumiana (dokonana per facta concludentia), pisemna oraz jej kwalifikowane wersje: pisemna z datą pewną, pisemna z podpisem notarialnie lub urzędowo poświadczonym, oraz forma aktu notarialnego. Ustawa zna również formę elektroniczną wywołująca analogiczne skutki jak forma pisemna ale pod warunkiem, że nasze oświadczenie nie tylko zostało złożone w postaci elektronicznej ale również opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Pamiętajmy więc, że nasz „codzienny” e‑mail nie jest zatem formą elektroniczną w rozumieniu przepisów kodeksu. Do powyższego wyliczenia od 8 września b.r. dodano również formę dokumentową.

Zachowanie bądź pominięcie danej formy pociąga za sobą konsekwencje zarówno w sferze materialnoprawnej (stosunki prawne nas dotyczące) jak i procesowej (skutki występujące podczas rozpoznawania sporu przed organem do tego powołanym).

I tak, oczywistym jest, że np. w przypadku formy ustnej następują spore trudności dowodowe w razie zawiązania sporu pomiędzy stronami. W takim wypadku, zazwyczaj każda ze stron przedstawia wersję dla siebie korzystną i w zasadzie zwykle nie jest możliwym w sposób obiektywny i nie budzący wątpliwości ustalić treść stosunku prawnego łączącego strony.

Zawierając zatem umowę w formie ustnej narażamy się na wyżej wskazane trudności dowodowe. Odnośnie zaś sfery materialnoprawnej, może być również tak, że poszczególne przepisy Kodeksu Cywilnego, względnie innych ustaw nakazują, że dla danej czynności potrzebna jest bardziej zaawansowana forma dokumentująca jej dokonanie. Przeważnie jest tak z uwagi na doniosłość danej czynności prawnej, i tak np. zgodnie z art. 158 kc, umowa zobowiązująca do przeniesienia własności nieruchomości powinna być zawarta w formie aktu notarialnego.

Koniecznym wtedy jest zachowanie danej właśnie formy, gdyż ustawa oprócz samego jej narzucenia, wskazuje konsekwencje niedokonania czynności w określonej formie. Mogą one być następujące: utrudnienia dowodowe (ad probationem), wystąpienie bądź niewystąpienie określonych skutków prawnych (ad eventum), czy też nawet nieważność samej czynności prawnej dokonanej bez zachowania zastrzeżonej formy (ad solemnitatem). Każdorazowo zatem np. przy zawieraniu umów warto skonsultować się z adwokatem czy zawarcie umowy w danej formie nie pociągnie dla nas nieprzewidzianych i niechcianych konsekwencji.

Dotychczas funkcjonujące w obrocie prawnym formy raczej nie budzą wątpliwości z uwagi na ich przejrzyste nazewnictwo, jednak nowo wprowadzona forma dokumentowa może rodzić trudności interpretacyjne. Dlatego też ustawodawca wprost zdefiniował ją w art. 77² kc, jako złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w taki sposób aby możliwym było ustalenie osoby składającej to oświadczenie. Zauważyć przy tym należy, że dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

Powyższe oznacza łatwość zachowania takiej formy i z pewnością usprawni dokonywanie większości czynności prawnych, gdyż w takim przypadku podpis (inaczej niż ma to miejsce przy formie pisemnej) nie jest elementem koniecznym. Dotyczy to również kwalifikowanego podpisu przy formie elektronicznej.

Zauważyć również należy, że przy takiej definicji ustawowej nie jest istotna postać nośnika – może to więc być zarówno papier jak plik komputerowy, film z oświadczeniem nagrany na pendrive czy nagrana rozmowa telefoniczna. Istotnym jest jedynie aby sposób zapisania umożliwiał jej utrwalenie i odtworzenie oraz ustalenie osoby składającej oświadczenie. Formą dokumentową będzie zatem powołany na wstępie zwykły e-mail o ile możliwym będzie ustalenie osoby go wysyłającej.

24.10.2016 r.

Adwokat Szymon Dubel